E-Rechnung Pflicht: Alle Fristen und was Sie jetzt tun müssen
Zuletzt aktualisiert: April 2026
Deutschland führt die verpflichtende E-Rechnung im B2B-Bereich ein. Was das Wachstumschancengesetz konkret für Ihr Unternehmen bedeutet – und welche Fristen Sie kennen müssen.
Das Wachstumschancengesetz und §14 UStG: Was sich ändert
Mit dem Wachstumschancengesetz, das am 27. März 2024 vom Bundesrat verabschiedet wurde, hat der Gesetzgeber die rechtliche Grundlage für die verpflichtende E-Rechnung im gesamten B2B-Geschäftsverkehr geschaffen. Die zentrale Änderung betrifft §14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG), in dem der Begriff der Rechnung neu definiert wird.
Bisher galt jedes Dokument als Rechnung, das die Pflichtangaben nach §14 Abs. 4 UStG enthält – egal ob auf Papier, als PDF per E-Mail oder als eingescanntes Bild. Das ändert sich grundlegend: Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet das Gesetz zwischen E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Ein einfaches PDF, ein Word-Dokument oder ein gescanntes Bild erfüllt diese Anforderung nicht.
Konkret bedeutet das: Nur Rechnungen im Format ZUGFeRD (ab Profil EN 16931) oder XRechnung gelten künftig als E-Rechnungen im Sinne des Gesetzes. Beide Formate basieren auf der europäischen Norm EN 16931 und enthalten maschinenlesbare, strukturierte Daten. Ein sogenanntes „Bild-PDF“ – also ein PDF ohne eingebettete XML-Daten – ist nach der neuen Definition eine „sonstige Rechnung“ und wird mittelfristig nicht mehr akzeptiert.
Die wichtigsten Fristen im Überblick
Der Gesetzgeber hat ein Stufenmodell mit Übergangsfristen vorgesehen, damit Unternehmen genügend Zeit zur Umstellung haben. Die drei zentralen Meilensteine sind:
| Datum | Pflicht | Wer ist betroffen? |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | E-Rechnungen empfangen | Alle Unternehmen (B2B) |
| 01.01.2027 | E-Rechnungen versenden | Unternehmen mit >800.000 € Vorjahresumsatz |
| 01.01.2028 | E-Rechnungen versenden | Alle Unternehmen (B2B) |
Die Empfangspflicht seit dem 1. Januar 2025 gilt ausnahmslos für alle Unternehmen im B2B-Bereich – unabhängig von Größe oder Umsatz. Jedes Unternehmen muss in der Lage sein, eine E-Rechnung technisch entgegenzunehmen und zu verarbeiten. In der Praxis bedeutet das mindestens: ein E-Mail-Postfach, das ZUGFeRD- oder XRechnung-Dateien empfangen kann, sowie Software, die die strukturierten Daten auslesen kann.
Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?
Die Pflicht gilt für alle inländischen B2B-Umsätze, also Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmen, die ihren Sitz in Deutschland haben. Es gibt jedoch wichtige Ausnahmen und Klarstellungen:
- B2B (Business-to-Business): Ja – die Pflicht gilt vollumfänglich für alle Geschäfte zwischen Unternehmen im Inland.
- B2C (Business-to-Consumer): Nein – Rechnungen an Privatpersonen sind von der Pflicht ausgenommen. Hier können Sie weiterhin Papierrechnungen oder einfache PDFs verwenden.
- Kleinbeträge unter 250 €: Für Rechnungen über Kleinbeträge gemäß §33 UStDV (bis 250 € Bruttobetrag) gilt eine Ausnahme – diese müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden.
- Fahrausweise: Fahrausweise, die als Rechnungen gelten, sind ebenfalls ausgenommen.
- Steuerfreie Leistungen: Rechnungen über steuerfreie Leistungen nach §4 Nr. 8 bis 29 UStG sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Was gilt als E-Rechnung – und was nicht?
Entscheidend ist nicht die Übermittlung per E-Mail, sondern das Format. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und maschinell verarbeitbar ist. Die beiden in Deutschland anerkannten Formate sind:
Gilt als E-Rechnung
- ZUGFeRD (ab Profil EN 16931)
- XRechnung
- Factur-X (EN 16931-konform)
Gilt NICHT als E-Rechnung
- Normales PDF (ohne XML)
- Word- oder Excel-Dateien
- Eingescannte Papierrechnungen
Ein häufiges Missverständnis: Viele Unternehmer glauben, dass ein per E-Mail versendetes PDF bereits eine E-Rechnung ist. Das ist nicht korrekt. Entscheidend ist, dass die Rechnung strukturierte Daten im XML-Format enthält, die maschinell ausgelesen und verarbeitet werden können. Ein einfaches PDF ist lediglich ein digitales Abbild einer Papierrechnung – es enthält keine maschinell verarbeitbaren Daten und erfüllt damit nicht die Anforderungen der neuen Gesetzgebung.
Wichtig für Kleinunternehmer
Auch Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Die Versandpflicht greift für Kleinunternehmer ab dem 1. Januar 2028. Details dazu finden Sie in unserem Artikel E-Rechnung für Kleinunternehmer.
3 konkrete Handlungsschritte für Ihr Unternehmen
Unabhängig davon, ob Sie ein Ein-Personen-Unternehmen oder einen Mittelständler führen: Mit diesen drei Schritten sind Sie auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet.
E-Rechnungen empfangen können (sofort)
Stellen Sie sicher, dass Ihr E-Mail-Postfach ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien empfangen kann. Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware die XML-Daten auslesen und verarbeiten kann. Falls nicht, suchen Sie nach einer ergänzenden Lösung.
Prozesse anpassen (jetzt planen)
Passen Sie Ihren Rechnungsworkflow an: Wie erstellen Sie Rechnungen? Können Sie direkt E-Rechnungen erzeugen, oder müssen Sie bestehende PDFs konvertieren? Tools wie InvoiceConvert ermöglichen es, vorhandene PDF-Rechnungen per KI-Erkennung in gesetzeskonforme ZUGFeRD-Dateien umzuwandeln – ohne manuelle Dateneingabe.
Archivierung sicherstellen (bis spätestens 2027)
E-Rechnungen müssen gemäß GoBD revisionssicher archiviert werden. Die XML-Daten – nicht nur das PDF – müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Prüfen Sie, ob Ihr Dokumentenmanagement-System dies unterstützt.
Die Umstellung auf E-Rechnungen ist keine rein technische Aufgabe – sie betrifft Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb und IT gleichermaßen. Je früher Sie damit beginnen, desto reibungsloser verläuft der Übergang. Nutzen Sie die verbleibende Übergangsfrist bis 2027 bzw. 2028, um Ihre Prozesse Schritt für Schritt anzupassen.
Weiterführende Artikel
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- XRechnung vs. ZUGFeRD – Der entscheidende Unterschied
- E-Rechnung für Kleinunternehmer – Was gilt nach §19 UStG?
- Häufige Fragen zur E-Rechnung – Kompakte Antworten auf die wichtigsten Fragen
- E-Rechnung Software Vergleich – Welches Tool passt zu Ihnen?
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