E-Rechnung für Handwerker – so einfach geht’s
Zuletzt aktualisiert: April 2026
Als Handwerksbetrieb müssen Sie bald E-Rechnungen versenden. Erfahren Sie, wie Sie Ihre bestehenden Rechnungen ganz einfach in gesetzeskonforme ZUGFeRD-E-Rechnungen umwandeln – ohne Ihr Handwerkerprogramm zu wechseln.
Die Situation: Rechnungen im Handwerk
Handwerksbetriebe erstellen ihre Rechnungen auf unterschiedlichste Weise. Manche nutzen spezialisierte Handwerkersoftware wie TopKontor, Streit V.1 oder Sage Handwerk. Andere arbeiten mit einfacheren Lösungen: Word-Vorlagen, Excel-Tabellen oder universelle Rechnungsprogramme, die am Ende ein PDF erzeugen. Wieder andere haben individuelle Vorlagen, die seit Jahren bewährt funktionieren.
Egal wie Ihre Rechnung entsteht – am Ende steht fast immer ein PDF, das Sie per E-Mail an den Kunden senden oder ausdrucken. Genau hier setzt InvoiceConvert an: Ihr bestehendes PDF wird zur E-Rechnung. Ohne Systemwechsel, ohne Einarbeitung, ohne Mehrkosten für eine komplett neue Softwarelandschaft.
E-Rechnungspflicht: Die Fristen für Handwerksbetriebe
Die E-Rechnungspflicht betrifft alle Handwerksbetriebe, die B2B-Rechnungen ausstellen – also Rechnungen an andere Unternehmen, Hausverwaltungen, Kommunen oder gewerbliche Auftraggeber. Die Fristen im Überblick:
| Datum | Was gilt? |
|---|---|
| Seit 01.01.2025 | Alle Betriebe müssen E-Rechnungen empfangen können |
| Ab 01.01.2027 | Betriebe mit >800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden |
| Ab 01.01.2028 | Alle Handwerksbetriebe müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich versenden |
Wichtig: Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind von der Pflicht ausgenommen. Wenn Sie als Elektriker eine Steckdose bei einer Privatperson installieren, können Sie weiterhin eine ganz normale Rechnung stellen. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Geschäfte zwischen Unternehmen.
Praxisbeispiel: So funktioniert es für Handwerker
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Thomas ist Elektromeister und führt einen Betrieb mit drei Gesellen. Er hat einen Auftrag für ein mittelständisches Unternehmen ausgeführt – eine Elektroinstallation in einem neuen Bürogebäude. Nun muss er die Schlussrechnung stellen.
Rechnung wie gewohnt erstellen
Thomas erstellt seine Rechnung in seinem Handwerkerprogramm – mit allen Positionen, Stundennachweisen und Materialkosten. Er exportiert das Ergebnis als PDF.
PDF bei InvoiceConvert hochladen
Thomas öffnet InvoiceConvert im Browser und lädt sein PDF hoch. Die KI erkennt automatisch alle Rechnungsdaten: Rechnungsnummer, Kunden-Adresse, jede einzelne Position, Steuersätze und den Gesamtbetrag.
ZUGFeRD-Datei herunterladen und versenden
Nach wenigen Sekunden ist die gesetzeskonforme ZUGFeRD-E-Rechnung fertig. Thomas lädt sie herunter und sendet sie per E-Mail an das Unternehmen. Fertig – die Pflicht ist erfüllt.
Ein weiteres Beispiel: Maria ist Schreinermeisterin und schreibt ihre Rechnungen in Word mit einer eigenen Vorlage. Auch für sie funktioniert der Ablauf identisch – Word-Vorlage ausfüllen, als PDF speichern, bei InvoiceConvert hochladen, fertige E-Rechnung herunterladen.
Sammelupload für größere Betriebe
Größere Handwerksbetriebe mit vielen Rechnungen pro Monat profitieren vom Sammelupload: Laden Sie mehrere PDF-Rechnungen auf einmal hoch und lassen Sie alle gleichzeitig konvertieren. Das spart Zeit und ist besonders praktisch am Monatsende, wenn viele Schlussrechnungen auf einmal verschickt werden müssen. Die Business- und Enterprise-Tarife bieten höhere Kontingente für genau diesen Anwendungsfall.
Kostenvergleich: InvoiceConvert vs. neue Handwerkersoftware
Viele Handwerker stehen vor der Frage: Soll ich meine bestehende Software wechseln oder ergänzen? Ein Vergleich zeigt die Unterschiede:
| Kriterium | Neue Software | InvoiceConvert |
|---|---|---|
| Kosten | 20–80 €/Monat | Ab 0 € (5 Rechnungen/Monat gratis) |
| Einarbeitung | Wochen bis Monate | Sofort nutzbar |
| Bestehender Workflow | Muss angepasst werden | Bleibt unverändert |
| Datenmigration | Aufwendig | Nicht nötig |
| E-Rechnung | Integriert (wenn unterstützt) | ZUGFeRD EN 16931-konform |
Für viele Handwerksbetriebe ist InvoiceConvert die pragmatische Lösung: kein Softwarewechsel, keine Einarbeitung, keine laufenden Kosten bei geringem Rechnungsvolumen. Erst wenn Ihr Betrieb wächst und mehr Rechnungen anfallen, steigen Sie auf einen der günstigen Bezahltarife um.
Weiterführende Informationen
- E-Rechnung Pflicht 2025 & 2028 – Alle Fristen und Ausnahmen im Detail