E-Rechnung für Freiberufler & Selbstständige

Die Fristen: Wann müssen Freiberufler E-Rechnungen nutzen?

Das Wachstumschancengesetz hat klare Fristen für die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich festgelegt. Für Freiberufler und Selbstständige gelten dieselben Regeln wie für alle anderen Unternehmen:

Seit 01.01.2025: Sie müssen E-Rechnungen empfangen können. Wenn ein Kunde oder Lieferant Ihnen eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei schickt, müssen Sie diese technisch annehmen und verarbeiten können.
Ab 01.01.2027: Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen auch versenden.
Ab 01.01.2028: Alle Unternehmen – auch Freiberufler und Selbstständige – müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden können.

Das heißt: Spätestens ab 2028 müssen auch Freiberufler mit geringem Umsatz ihren B2B-Kunden konforme E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung ausstellen. Wer frühzeitig umstellt, vermeidet Stress und zeigt Professionalität gegenüber Auftraggebern.

Das Problem: Teure Software für wenige Rechnungen

Viele Freiberufler – ob Designer, Texter, Berater, Programmierer oder Übersetzer – schreiben nur 3 bis 10 Rechnungen pro Monat. Sie nutzen dafür bewährte Werkzeuge: eine Word-Vorlage, Pages auf dem Mac, eine Canva-Vorlage oder ein einfaches Rechnungstool, das PDFs exportiert. Diese Workflows funktionieren seit Jahren einwandfrei.

Doch mit der E-Rechnungspflicht steht plötzlich die Frage im Raum: Muss ich jetzt eine vollständige Buchhaltungssoftware kaufen? Lösungen wie Lexoffice, SevDesk oder DATEV kosten zwischen 10 und 50 € pro Monat – für Freiberufler mit wenigen Rechnungen ein unverhältnismäßiger Aufwand. Zudem bedeutet der Umstieg auf ein neues System eine erhebliche Einarbeitungszeit und die Aufgabe erprobter Vorlagen.

Die gute Nachricht: Es gibt eine einfachere Lösung. Sie müssen Ihren bewährten Rechnungsworkflow nicht ändern.

Die Lösung: Bestehende PDF-Rechnung hochladen und konvertieren

Mit InvoiceConvert behalten Sie Ihren bisherigen Rechnungsprozess bei. Erstellen Sie Ihre Rechnung wie gewohnt – in Word, Pages, Canva, Google Docs oder einem beliebigen anderen Tool – und exportieren Sie sie als PDF. Anschließend laden Sie das PDF bei InvoiceConvert hoch.

Unsere KI (GPT-4o) liest alle relevanten Rechnungsdaten aus dem PDF aus: Rechnungsnummer, Datum, Absender, Empfänger, Positionen, Beträge, Steuersätze. Aus diesen Daten erzeugt InvoiceConvert automatisch eine gesetzeskonforme ZUGFeRD-E-Rechnung im Format EN 16931. Die fertige Datei können Sie direkt herunterladen und an Ihren Kunden senden.

Schritt für Schritt: So erstellen Freiberufler eine E-Rechnung

Rechnung erstellen wie gewohnt

Nutzen Sie Ihre bisherige Vorlage in Word, Pages, Canva oder einem anderen Programm. Achten Sie darauf, dass alle Pflichtangaben enthalten sind: Rechnungsnummer, Datum, Ihre Adresse und Steuernummer, Empfängerdaten, Leistungsbeschreibung und Beträge.

Als PDF exportieren

Speichern oder exportieren Sie Ihre Rechnung als PDF-Datei. Diesen Schritt machen Sie vermutlich ohnehin schon, bevor Sie die Rechnung per E-Mail versenden.

PDF bei InvoiceConvert hochladen

Loggen Sie sich bei InvoiceConvert ein und laden Sie Ihr PDF hoch. Die KI erkennt automatisch alle Rechnungsdaten. Sie können die erkannten Daten überprüfen und bei Bedarf korrigieren.

ZUGFeRD-E-Rechnung herunterladen

Nach der Konvertierung erhalten Sie eine gesetzeskonforme ZUGFeRD-Datei. Diese enthält sowohl das sichtbare PDF als auch die maschinenlesbaren XML-Daten – genau so, wie es das Gesetz vorschreibt.

Per E-Mail an den Kunden senden

Versenden Sie die fertige ZUGFeRD-Datei wie gewohnt als E-Mail-Anhang. Ihr Kunde erhält eine E-Rechnung, die sowohl visuell ansprechend als auch EN 16931-konform ist.

Vorteile von InvoiceConvert für Freiberufler

Keine neue Software nötig: Behalten Sie Ihre bestehenden Vorlagen und Tools. Kein Umstieg auf ein neues Buchhaltungssystem erforderlich.
Funktioniert mit jeder Vorlage: Egal ob Word, Pages, Canva, Google Docs, Excel oder ein anderes Tool – solange Sie ein PDF exportieren können, funktioniert InvoiceConvert.
5 Rechnungen pro Monat kostenlos: Der kostenlose Tarif deckt den Bedarf vieler Freiberufler vollständig ab. Erst bei höherem Volumen fallen Kosten an.
DSGVO-konform: Alle Daten werden ausschließlich auf deutschen Servern verarbeitet. Ihre Rechnungsdaten sind geschützt.
Sofort einsatzbereit: Keine Installation, keine Einrichtung. Registrieren, PDF hochladen, fertig.

Hinweis für Kleinunternehmer nach §19 UStG

Auch als Kleinunternehmer sind Sie von der E-Rechnungspflicht betroffen. Seit dem 01.01.2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können, ab 2028 auch versenden. Die Besonderheit: Auf Ihren Rechnungen wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. InvoiceConvert berücksichtigt dies automatisch bei der Konvertierung. Alle Details finden Sie in unserem Artikel E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Weiterführende Informationen

E-Rechnung Pflicht 2025 & 2028 – Alle Fristen und Ausnahmen im Überblick
E-Rechnung für Kleinunternehmer – Was gilt nach §19 UStG?

E-Rechnung für Freiberufler – ohne Buchhaltungssoftware