EN 16931 ist die europäische Norm für elektronische Rechnungen. Sie definiert ein semantisches Datenmodell mit allen Pflichtfeldern und optionalen Feldern, die eine E-Rechnung enthalten kann. Sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung setzen diese Norm um. Die Norm stellt sicher, dass E-Rechnungen EU-weit einheitlich verarbeitet werden können.

Was passiert, wenn ich die E-Rechnungspflicht ignoriere?

Wenn Sie die gesetzliche Pflicht ignorieren, riskieren Sie, dass Ihre Rechnungen vom Empfänger zurückgewiesen werden. Außerdem kann das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung Rechnungen beanstanden, die nicht im vorgeschriebenen Format vorliegen. Im schlimmsten Fall ist der Vorsteuerabzug des Empfängers gefährdet.

FAQ: E-Rechnung, ZUGFeRD & Pflicht

Q: Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides E-Rechnungsformat. Es kombiniert ein visuell lesbares PDF/A-3-Dokument mit einer eingebetteten maschinenlesbaren XML-Datei. Dadurch kann die Rechnung sowohl von Menschen gelesen als auch von Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitet werden. ZUGFeRD ist technisch identisch mit dem französischen Factur-X-Format.

Q: Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 EUR E-Rechnungen auch versenden. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich. Grundlage ist das Wachstumschancengesetz.

Q: Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?

Ja, die Empfangspflicht gilt seit 2025 auch für Kleinunternehmer nach §19 UStG. Die Versandpflicht greift spätestens ab 2028. Auch wenn Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen, müssen ihre Rechnungen im E-Rechnungsformat vorliegen, wenn sie an andere Unternehmen (B2B) ausstellen.

Q: Reicht ein normales PDF nicht mehr?

Nein. Ein gewöhnliches PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, da es keine maschinenlesbare XML-Datenstruktur enthält. Für den Versand an andere Unternehmen ist ab den gesetzlichen Stichtagen ein strukturiertes Format wie ZUGFeRD oder XRechnung erforderlich. Bestehende PDFs können jedoch nachträglich konvertiert werden.

Q: Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

ZUGFeRD ist ein hybrides Format (PDF + eingebettetes XML), das sowohl menschenlesbar als auch maschinenlesbar ist. XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung. ZUGFeRD eignet sich besonders für den B2B-Bereich, während XRechnung vor allem bei öffentlichen Auftraggebern verwendet wird. Beide Formate erfüllen die EN 16931.

Q: Kann ich meine bestehenden PDFs umwandeln?

Ja. Mit InvoiceConvert können Sie bestehende PDF-Rechnungen in gültige ZUGFeRD-E-Rechnungen umwandeln. Sie laden Ihr PDF hoch, die KI erkennt alle Rechnungsdaten, Sie prüfen die Ergebnisse, und InvoiceConvert erzeugt eine gesetzeskonforme E-Rechnung im PDF/A-3-Format mit eingebettetem XML. Der gesamte Vorgang dauert etwa 30 Sekunden.

Q: Wie genau ist die KI-Erkennung?

Die Erkennung per GPT-4o Vision ist sehr genau (ca. 96 %). Trotzdem prüfen Sie alle extrahierten Daten vor der Konvertierung in einer Verifikationsmaske. Sie können jeden Wert korrigieren oder ergänzen und behalten so die volle Kontrolle über das Ergebnis.

Q: Welches ZUGFeRD-Profil wird erzeugt?

InvoiceConvert erzeugt E-Rechnungen im ZUGFeRD 2.x Profil EN 16931 (auch als COMFORT-Profil bekannt). Dieses Profil erfüllt alle Anforderungen der europäischen Norm und ist sowohl für den B2B-Versand als auch für die Einreichung bei Behörden geeignet. Es wird von allen gängigen Buchhaltungssystemen unterstützt.

1. Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das maschinell verarbeitet werden kann. Im Gegensatz zu einem einfachen PDF enthält eine E-Rechnung maschinenlesbare XML-Daten gemäß der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind die gängigsten Formate ZUGFeRD und XRechnung. Wichtig: Eine eingescannte Papierrechnung oder ein normales PDF ist keine E-Rechnung, auch wenn sie digital per E-Mail versendet wird.

2. Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und ist ein hybrides E-Rechnungsformat. Es kombiniert ein visuell lesbares PDF/A-3-Dokument mit einer eingebetteten maschinenlesbaren XML-Datei. Dadurch kann die Rechnung sowohl von Menschen gelesen als auch von Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitet werden. ZUGFeRD ist technisch identisch mit dem französischen Factur-X-Format und wird international anerkannt. Eine ausführliche Erklärung finden Sie in unserem Artikel Was ist ZUGFeRD?.

3. Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland wird stufenweise eingeführt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 EUR E-Rechnungen auch versenden. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich – unabhängig von der Unternehmensgröße. Grundlage ist das Wachstumschancengesetz. Alle Fristen im Detail finden Sie in unserem Artikel E-Rechnung Pflicht 2025 & 2027.

4. Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?

Ja, die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 auch für Kleinunternehmer nach §19 UStG. Die Versandpflicht greift spätestens ab 2028. Auch wenn Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen, müssen die Rechnungen im B2B-Bereich künftig im strukturierten E-Rechnungsformat vorliegen. Der einzige Unterschied: Im Umsatzsteuer-Feld wird 0 % eingetragen und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung ergänzt. Mehr dazu in unserem Spezialartikel E-Rechnung für Kleinunternehmer.

5. Reicht ein normales PDF nicht mehr?

Nein, ein gewöhnliches PDF erfüllt nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Dem PDF fehlt die maschinenlesbare XML-Datenstruktur, die gemäß EN 16931 vorgeschrieben ist. Ab den gesetzlichen Stichtagen muss jede B2B-Rechnung ein strukturiertes Format wie ZUGFeRD oder XRechnung verwenden. Die gute Nachricht: Bestehende PDF-Rechnungen können nachträglich in das ZUGFeRD-Format konvertiert werden – zum Beispiel mit InvoiceConvert.

6. Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

Der Hauptunterschied liegt im Format. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Es besteht aus einem lesbaren PDF mit eingebetteten XML-Daten, sodass der Empfänger die Rechnung ganz normal öffnen kann. XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung – es kann nur von Software verarbeitet werden. ZUGFeRD eignet sich besonders für den B2B-Bereich, während XRechnung vor allem bei öffentlichen Auftraggebern (B2G) verwendet wird. Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind gesetzlich anerkannt. Einen ausführlichen Vergleich finden Sie in unserem Artikel XRechnung vs. ZUGFeRD.

7. Was ist EN 16931?

EN 16931 ist die europäische Norm für elektronische Rechnungen, die von der EU-Kommission in Auftrag gegeben wurde. Sie definiert ein semantisches Datenmodell, das festlegt, welche Informationen eine E-Rechnung enthalten muss (Pflichtfelder) und welche optional sind. Dazu gehören unter anderem Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Verkäufer- und Käuferdaten, Rechnungspositionen, Steuerinformationen und Zahlungsbedingungen. Sowohl ZUGFeRD (ab Profil EN 16931) als auch XRechnung setzen diese Norm technisch um. Die Norm stellt sicher, dass E-Rechnungen EU-weit einheitlich verarbeitet werden können.

8. Kann ich meine bestehenden PDFs umwandeln?

Ja, genau dafür ist InvoiceConvert gemacht. Sie laden Ihre bestehende PDF-Rechnung hoch, die KI erkennt automatisch alle relevanten Rechnungsdaten, Sie prüfen die Ergebnisse in einer übersichtlichen Verifikationsmaske, und anschließend wird eine gültige ZUGFeRD-E-Rechnung im PDF/A-3-Format mit eingebettetem XML erzeugt. Der gesamte Vorgang dauert etwa 30 Sekunden. Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in unserem Artikel PDF in E-Rechnung umwandeln.

9. Wie genau ist die KI-Erkennung?

Die Erkennung per GPT-4o Vision liegt bei einer Genauigkeit von ca. 96 %. Die KI analysiert das PDF visuell – ähnlich wie ein menschlicher Sachbearbeiter – und erkennt Text, Tabellen, Positionen und Beträge. Trotzdem ist keine automatische Erkennung perfekt: Deshalb zeigt InvoiceConvert Ihnen alle extrahierten Daten in einer Verifikationsmaske, in der Sie jeden Wert prüfen und bei Bedarf korrigieren können. So behalten Sie die volle Kontrolle über das Ergebnis und stellen sicher, dass die erzeugte E-Rechnung korrekt ist.

10. Welches ZUGFeRD-Profil wird erzeugt?

InvoiceConvert erzeugt E-Rechnungen im ZUGFeRD 2.x Profil EN 16931, das auch als COMFORT-Profil bekannt ist. Dieses Profil erfüllt alle Anforderungen der europäischen Norm und enthält sämtliche Pflichtfelder, die für den gesetzeskonformen B2B-Rechnungsversand benötigt werden. Es ist das am häufigsten verwendete Profil in der Praxis und wird von allen gängigen Buchhaltungssystemen wie DATEV, lexoffice und sevDesk unterstützt.

11. Muss der Empfänger besondere Software haben?

Nein. Da ZUGFeRD ein hybrides Format ist, kann der Empfänger die Rechnung ganz normal als PDF öffnen und lesen – mit jedem gängigen PDF-Viewer wie Adobe Acrobat, Vorschau oder einem Browser. Zusätzlich kann moderne Buchhaltungssoftware die eingebetteten XML-Daten automatisch auslesen und verbuchen. Der Empfänger profitiert also in jedem Fall: entweder durch die gewohnte visuelle Ansicht oder durch die zeitsparende automatische Verarbeitung der strukturierten Daten.

12. Was kostet InvoiceConvert?

InvoiceConvert bietet einen kostenlosen Tarif mit 5 Rechnungen pro Monat – ohne Kreditkarte und ohne zeitliche Begrenzung. Darüber hinaus gibt es Abo-Modelle ab 19 EUR pro Monat (Starter: 50 Rechnungen) sowie flexible Credit-Pakete ab 4,90 EUR für 10 Rechnungen. Credits verfallen nicht, sodass Sie diese flexibel einsetzen können. Alle Details und Tarife finden Sie auf unserer Preisseite.

13. Wie sicher sind meine Rechnungsdaten?

Die Sicherheit Ihrer Daten hat höchste Priorität. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (HTTPS/TLS). Die KI-Verarbeitung erfolgt über die OpenAI API, die Daten gemäß ihren Nutzungsbedingungen nicht zu Trainingszwecken verwendet. Nach der Konvertierung können Sie Ihre hochgeladenen Dateien und Rechnungsdaten jederzeit vollständig löschen. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

14. Kann ich mehrere Rechnungen gleichzeitig konvertieren?

Ja, InvoiceConvert bietet eine Sammelverarbeitung (Batch-Upload) an. Sie können mehrere PDF-Rechnungen gleichzeitig hochladen und in einem Durchgang konvertieren lassen. Diese Funktion ist in allen kostenpflichtigen Tarifen enthalten und spart besonders dann viel Zeit, wenn Sie regelmäßig größere Mengen an Rechnungen versenden – zum Beispiel am Monatsende oder Quartalsende.

15. Was passiert, wenn ich die Pflicht ignoriere?

Wenn Sie ab den gesetzlichen Stichtagen weiterhin ausschließlich gewöhnliche PDF-Rechnungen versenden, riskieren Sie mehrere Konsequenzen. Erstens kann der Rechnungsempfänger Ihre Rechnung zurückweisen, weil sie nicht dem vorgeschriebenen Format entspricht. Zweitens kann bei einer Betriebsprüfung das Finanzamt Rechnungen beanstanden, die nicht als E-Rechnung vorliegen. Drittens könnte der Vorsteuerabzug des Empfängers gefährdet sein, was zu Unstimmigkeiten in der Geschäftsbeziehung führen kann. Es empfiehlt sich daher, frühzeitig auf E-Rechnungen umzustellen – die genauen Fristen finden Sie hier.

Häufige Fragen zu E-Rechnung, ZUGFeRD & InvoiceConvert