Warum ein normales PDF ab 2027 nicht mehr ausreicht

Seit Jahrzehnten ist das PDF das Standardformat für Rechnungen in Deutschland. Per E-Mail versendet, ausgedruckt oder archiviert – das PDF hat seinen Zweck zuverlässig erfüllt. Doch mit dem Wachstumschancengesetz und der Änderung von §14 UStG müssen Unternehmen künftig ihre Rechnungen als E-Rechnung (eRechnung) konvertieren und im ZUGFeRD-Format versenden.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden, ab 2028 gilt die Pflicht für alle. Eine E-Rechnung muss maschinenlesbare, strukturierte Daten enthalten – und genau das kann ein normales PDF nicht leisten. Ein PDF ist im Grunde ein digitales Bild: Es zeigt die Rechnung an, aber ein Computer kann die Daten nicht automatisch auslesen.

Die Lösung heißt ZUGFeRD: Ein Format, das die visuelle PDF-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. So bleibt die Rechnung für Menschen lesbar und wird gleichzeitig maschinenlesbar. Der Weg von Ihrem bestehenden PDF zu ZUGFeRD ist dabei einfacher, als Sie vielleicht denken.

Was bei der Konvertierung passiert – technisch verständlich erklärt

Die Umwandlung von PDF zu ZUGFeRD ist ein mehrstufiger Prozess, den InvoiceConvert vollständig automatisiert:

Datenextraktion: Die KI (basierend auf GPT-4o) analysiert Ihre PDF-Rechnung visuell. Sie erkennt Text, Tabellen, Positionen, Beträge und Steuerdaten – unabhängig davon, wie die Rechnung gestaltet ist.
Strukturierung: Die erkannten Daten werden in ein strukturiertes XML-Dokument überführt, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Dabei werden alle Pflichtfelder befüllt: Rechnungsnummer, Datum, Absender, Empfänger, Positionen, Steuersätze, Beträge und mehr.
PDF/A-3-Konvertierung: Ihr ursprüngliches PDF wird in das langzeitarchivierungsfähige Format PDF/A-3 umgewandelt. Dieses Format ist eine ISO-Norm und garantiert, dass das Dokument auch in Jahrzehnten noch identisch dargestellt werden kann.
XML-Einbettung: Die erzeugte factur-x.xml wird als Anhang in das PDF/A-3-Dokument eingebettet. Das Ergebnis ist ein hybrides Dokument – eine einzelne Datei, die sowohl von Menschen gelesen als auch von Maschinen verarbeitet werden kann.

Für Sie als Nutzer bedeutet das: Sie laden ein PDF hoch und erhalten ein ZUGFeRD-Dokument zurück. Die technische Komplexität im Hintergrund ist vollständig abstrahiert. Entwickler bezeichnen diesen Prozess oft als „pdf2zugferd“ – InvoiceConvert macht genau das, ohne dass Sie technisches Wissen brauchen.

Anleitung: PDF zu ZUGFeRD in 3 Schritten

PDF-Rechnung hochladen

Melden Sie sich kostenlos bei InvoiceConvert an und laden Sie Ihre PDF-Rechnung hoch. Es werden alle gängigen PDF-Varianten akzeptiert – egal ob aus Word, Excel, einer Buchhaltungssoftware oder einem anderen Programm erzeugt. Auch eingescannte Rechnungen werden unterstützt.

Erkannte Daten prüfen und bestätigen

Innerhalb weniger Sekunden zeigt InvoiceConvert alle erkannten Rechnungsdaten an: Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Beträge und Steuerdaten. Prüfen Sie die Ergebnisse und korrigieren Sie bei Bedarf einzelne Felder. In den meisten Fällen stimmt die Erkennung sofort.

ZUGFeRD-Datei herunterladen

Klicken Sie auf „E-Rechnung erstellen“ und laden Sie die fertige ZUGFeRD-Datei herunter. Das Ergebnis ist ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter factur-x.xml – gesetzeskonform, EN 16931-kompatibel und bereit zum Versand an Ihre Geschäftspartner.

Das Ergebnis: PDF/A-3 mit eingebetteter factur-x.xml

Nach der Konvertierung erhalten Sie eine einzelne Datei, die zwei Dinge gleichzeitig ist: ein visuell ansprechendes PDF-Dokument und ein maschinenlesbarer Datensatz. Das visuelle PDF basiert auf Ihrem ursprünglichen Rechnungslayout. Die eingebettete factur-x.xml enthält dieselben Daten in strukturierter Form.

Empfänger Ihrer Rechnung profitieren doppelt: Sie können die Rechnung wie gewohnt lesen und ausdrucken, während ihre Buchhaltungssoftware die XML-Daten automatisch importiert. Das spart auf beiden Seiten Zeit und reduziert Fehler bei der manuellen Datenübernahme.

Häufige Fragen zur PDF-zu-ZUGFeRD-Konvertierung

Funktioniert das mit jedem PDF?

Ja, InvoiceConvert verarbeitet jedes gängige PDF – unabhängig davon, mit welchem Programm es erstellt wurde. Auch eingescannte Rechnungen (Bild-PDFs) werden unterstützt, da die KI direkt aus dem Bild liest. Voraussetzung ist, dass die Rechnungsdaten auf dem Dokument erkennbar sind.

Was passiert, wenn die KI einen Fehler macht?

Nach der automatischen Erkennung zeigt InvoiceConvert alle ausgelesenen Daten zur Prüfung an. Sie können jedes Feld manuell korrigieren, bevor die ZUGFeRD-Datei erstellt wird. So behalten Sie die volle Kontrolle über die Richtigkeit Ihrer E-Rechnung. Die Erkennungsrate liegt in der Praxis bei über 95 %.

Wie lange dauert die Konvertierung?

In der Regel weniger als 30 Sekunden. Nach dem Upload analysiert die KI Ihr PDF, extrahiert die Daten und zeigt sie zur Prüfung an. Nach Ihrer Bestätigung wird die ZUGFeRD-Datei in wenigen Sekunden erzeugt und steht sofort zum Download bereit.

Ist die erzeugte ZUGFeRD-Datei gesetzeskonform?

Ja. InvoiceConvert erzeugt E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format im Profil EN 16931, das alle Anforderungen des §14 UStG und der europäischen Norm erfüllt. Die Dateien werden von allen gängigen Buchhaltungsprogrammen und Behördenportalen akzeptiert.

Mehr zum Thema ZUGFeRD Konvertierung

Eine ausführliche Erklärung des gesamten Konvertierungsprozesses – inklusive technischem Hintergrund, Vergleich mit Generatoren und Zielgruppen – finden Sie auf unserer Seite ZUGFeRD Konverter.

Weiterführende Informationen

ZUGFeRD Konverter – Detaillierte Erklärung des Konvertierungsprozesses und Vergleich mit Generatoren
Was ist ZUGFeRD? – Das E-Rechnungsformat verständlich erklärt
E-Rechnung Pflicht 2025 & 2027 – Alle Fristen für Unternehmer

PDF zu ZUGFeRD – so konvertieren Sie Ihre Rechnung