E-Rechnung erstellen als Kleinunternehmer

Empfangspflicht: Ja, seit dem 01.01.2025

Die erste wichtige Pflicht gilt bereits: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen – auch Gewerbetreibende mit Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG. Es gibt hier keine Ausnahme, keine Umsatzgrenze und keine Schonfrist.

In der Praxis bedeutet das: Wenn Ihnen ein Geschäftspartner eine Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung schickt, müssen Sie diese technisch entgegennehmen und verarbeiten können. Ein normales E-Mail-Postfach reicht zum Empfang aus – allerdings benötigen Sie zusätzlich eine Möglichkeit, die strukturierten XML-Daten in der E-Rechnung auszulesen. Viele Steuerberater können das bereits. Alternativ gibt es kostenlose Online-Viewer für ZUGFeRD-Dateien.

Konkret: Wenn Ihr Büromaterial-Lieferant, Ihr Webhosting-Anbieter oder ein anderer B2B-Partner Ihnen ab sofort eine E-Rechnung statt eines normalen PDFs sendet, müssen Sie damit umgehen können. Ignorieren oder zurückweisen ist keine Option.

Versandpflicht: Ab dem 01.01.2028

Die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen greift für Kleinunternehmer ab dem 1. Januar 2028. Ab diesem Datum müssen auch Unternehmer mit Kleinunternehmerregelung ihren B2B-Kunden konforme E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung ausstellen. Ein normales PDF reicht dann nicht mehr aus.

Bis dahin gilt eine Übergangsfrist: Sie dürfen im B2B-Bereich noch Papierrechnungen oder einfache PDFs verwenden. Dennoch empfehlen wir, sich frühzeitig vorzubereiten. Die Umstellung mit InvoiceConvert dauert nur wenige Minuten – und Sie sind auf der sicheren Seite, wenn Geschäftskunden bereits jetzt E-Rechnungen von Ihnen erwarten.

Besonderheit §19 UStG: Keine Umsatzsteuer auf der Rechnung

Als Unternehmer nach §19 UStG weisen Sie auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen enthält Ihre Rechnung den Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung. Das wirft bei vielen die Frage auf: Wie funktioniert das in einer E-Rechnung, die ja einen Steuersatz als strukturierten Datenwert enthalten muss?

Die Antwort: Das ZUGFeRD-Format kann Rechnungen ohne Umsatzsteuer korrekt abbilden. Der Steuersatz wird auf 0 % gesetzt und ein entsprechender Steuerbefreiungsgrund (z. B. „Kleinunternehmer gemäß §19 UStG“) wird in den XML-Daten hinterlegt. InvoiceConvert erkennt dies automatisch bei der Konvertierung Ihres PDFs. Wenn auf Ihrer Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist und der Hinweis auf §19 UStG vorhanden ist, erzeugt das System eine korrekte E-Rechnung mit 0 % Steuersatz und dem passenden Steuerbefreiungscode.

Sie müssen sich also nicht manuell um die korrekte XML-Kodierung kümmern. Erstellen Sie Ihre Rechnung wie gewohnt mit dem Hinweis auf §19 UStG, exportieren Sie sie als PDF und laden Sie sie bei InvoiceConvert hoch. Den Rest erledigt die KI.

Häufige Missverständnisse: „Betrifft mich als Kleinunternehmer nicht“

Ein weit verbreiteter Irrtum lautet: „Ich bin Kleinunternehmer, die E-Rechnungspflicht betrifft mich nicht.“ Das ist falsch. Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Unternehmer im Sinne des UStG – und dazu gehören auch Gewerbetreibende nach §19 UStG. Der Status nach der Kleinunternehmerregelung befreit lediglich von der Pflicht, Umsatzsteuer auszuweisen und abzuführen. Er befreit nicht von der Pflicht, konforme E-Rechnungen zu erstellen und zu empfangen.

Es gibt jedoch eine wichtige Einschränkung: Die E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich B2B-Umsätze. Wenn Sie ausschließlich an Privatpersonen (B2C) verkaufen, müssen Sie keine E-Rechnungen ausstellen. Sobald jedoch auch nur ein Geschäftskunde darunter ist – etwa ein Unternehmen, das Ihre Dienstleistung bucht – greift die Pflicht für diese Rechnung.

Schritt für Schritt: E-Rechnung mit §19 UStG erstellen

Weiterführende Informationen

• E-Rechnung Pflicht 2025 & 2028 – Alle Fristen und Ausnahmen im Detail