E-Rechnung für Dienstleister – ohne Systemwechsel
Zuletzt aktualisiert: April 2026
Sie sind Berater, IT-Dienstleister, Agentur oder Marketingspezialist? Erfahren Sie, wie Sie Ihre bestehenden Rechnungsvorlagen weiter nutzen und trotzdem gesetzeskonforme E-Rechnungen versenden.
Typische Situation: Dienstleister und ihre Rechnungen
Unternehmen in der Dienstleistungsbranche – ob Unternehmensberatung, IT-Agentur, Marketingbüro, Personalvermittlung oder Reinigungsfirma – arbeiten häufig mit individuell gestalteten Rechnungsvorlagen. Viele nutzen professionell designte Templates in Word, InDesign oder Canva, die zur Corporate Identity des Unternehmens passen. Andere setzen auf einfache Buchhaltungstools, die am Ende ein PDF exportieren.
Das gemeinsame Merkmal: Am Ende steht fast immer ein PDF, das per E-Mail an den Kunden geht. Die bestehende Vorlage funktioniert, das Branding stimmt, und der Prozess ist eingespielt. Ein kompletter Umstieg auf ein neues Rechnungssystem nur wegen der E-Rechnungspflicht wäre unverhältnismäßig aufwendig – und ist mit InvoiceConvert auch gar nicht nötig.
B2B-E-Rechnungspflicht für Dienstleister
Die E-Rechnungspflicht betrifft alle inländischen B2B-Umsätze. Für Dienstleister bedeutet das: Jede Rechnung, die Sie an ein anderes Unternehmen in Deutschland stellen, muss künftig als E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung vorliegen. Das gilt für Beratungshonorare ebenso wie für IT-Projektabrechnungen, Kampagnen-Abrechnungen oder laufende Serviceverträge.
Die Fristen:
- Seit 01.01.2025: Sie müssen E-Rechnungen von Lieferanten und Geschäftspartnern empfangen können.
- Ab 01.01.2027: Versandpflicht für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz.
- Ab 01.01.2028: Versandpflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich, unabhängig vom Umsatz.
Viele Beratungsunternehmen, IT-Firmen und Agenturen stellen fast ausschließlich B2B-Rechnungen aus. Hier führt kein Weg an der E-Rechnung vorbei. Die gute Nachricht: Mit dem richtigen Workflow ist die Umstellung minimal.
Der Workflow: Bestehende Vorlage behalten, E-Rechnung erzeugen
Mit InvoiceConvert müssen Sie Ihre Rechnungsvorlage nicht aufgeben. Der Prozess ist denkbar einfach:
Rechnung im gewohnten Tool erstellen
Nutzen Sie weiterhin Ihre Word-Vorlage, Ihr InDesign-Template, Canva, Google Docs oder Ihr bestehendes Rechnungsprogramm. Ihr Corporate Design, Ihre Formatierung und Ihr Layout bleiben exakt wie bisher.
PDF exportieren
Speichern Sie die Rechnung als PDF. Diesen Schritt führen Sie vermutlich ohnehin bereits durch, wenn Sie die Rechnung per E-Mail versenden.
PDF bei InvoiceConvert hochladen
Unsere KI (GPT-4o) liest alle relevanten Rechnungsdaten aus Ihrem PDF: Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Beträge und Steuersätze. Sie können die erkannten Daten vor der Konvertierung prüfen.
Gesetzeskonforme ZUGFeRD-E-Rechnung herunterladen
Nach wenigen Sekunden erhalten Sie eine ZUGFeRD-Datei, die Ihr originales PDF-Layout enthält und zusätzlich die maschinenlesbaren XML-Daten nach EN 16931 einbettet. Perfekt für den Versand an B2B-Kunden.
Sammelverarbeitung für viele Kunden
Unternehmen mit vielen B2B-Kunden – etwa Reinigungsfirmen mit monatlichen Abrechnungen oder IT-Agenturen mit laufenden Supportverträgen – profitieren besonders von der Sammelverarbeitung. Laden Sie am Monatsende einfach alle PDF-Rechnungen auf einmal hoch und lassen Sie alle gleichzeitig konvertieren.
Ein typisches Szenario: Eine Marketingagentur stellt jeden Monat 30 Rechnungen an verschiedene Kunden aus. Statt jede Rechnung einzeln umzuwandeln, lädt die Agentur alle 30 PDFs gleichzeitig hoch. Innerhalb weniger Minuten sind alle ZUGFeRD-E-Rechnungen fertig zum Download. Das spart Zeit und minimiert den administrativen Aufwand.
Business & Enterprise: Tarife für höheres Volumen
Während der kostenlose Tarif mit 5 Rechnungen pro Monat für Solo-Berater ausreicht, bieten die Business- und Enterprise-Pläne höhere Kontingente für wachsende Unternehmen:
- Kostenlos: 5 Rechnungen/Monat – ideal für Freelancer und Einzelberater.
- Business: Höheres Kontingent für Agenturen und mittelgroße Unternehmen mit regelmäßigem Rechnungsaufkommen.
- Enterprise: Maximales Volumen für große Dienstleistungsunternehmen mit hunderten B2B-Rechnungen pro Monat.
Alle Tarife bieten dieselbe Qualität: KI-gestützte Erkennung, EN 16931-konforme ZUGFeRD-Ausgabe, DSGVO-konforme Verarbeitung auf deutschen Servern. Der Unterschied liegt einzig im monatlichen Rechnungskontingent.
Weiterführende Informationen
- ZUGFeRD Konverter – PDF zu ZUGFeRD umwandeln
- E-Rechnung Pflicht 2025 & 2028 – Alle Fristen und Ausnahmen im Detail