E-Rechnung Software Vergleich 2026

Zuletzt aktualisiert: April 2026

Seit der verpflichtenden E-Rechnung im B2B-Bereich stehen Unternehmen vor der Frage: Welche Software ist die richtige? Dieser Vergleich zeigt die wichtigsten Ansätze – von kompletten Buchhaltungslösungen über spezialisierte Konverter bis hin zur manuellen XML-Erstellung – und hilft Ihnen, die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

Drei Ansätze zur E-Rechnung

Grundsätzlich gibt es drei verschiedene Wege, um gesetzeskonforme E-Rechnungen zu erstellen. Jeder Ansatz hat seine Berechtigung – welcher für Sie der richtige ist, hängt von Ihrer bestehenden Infrastruktur, Ihrem Budget und Ihren Anforderungen ab.

1. Komplette Buchhaltungssoftware

Lösungen wie DATEV, lexoffice, sevdesk oder Billomat decken den gesamten Buchhaltungsprozess ab: von der Rechnungserstellung über die Bankanbindung bis hin zur Steuererklärung. E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format werden direkt aus dem System heraus erzeugt. Der Vorteil liegt in der Integration – alles läuft in einer Anwendung. Der Nachteil: Sie müssen Ihren gesamten Buchhaltungsworkflow umstellen und sich in eine neue Software einarbeiten.

Dieser Ansatz eignet sich besonders für Unternehmen, die ohnehin eine neue Buchhaltungslösung suchen oder bereits mit einer dieser Plattformen arbeiten. Wer eine moderne, cloud-basierte Buchhaltung möchte, ist hier gut aufgehoben.

2. Spezialisierte Konverter

Ein Konverter wie InvoiceConvert verfolgt einen anderen Ansatz: Sie erstellen Ihre Rechnungen weiterhin mit Ihrem bisherigen Programm – sei es Word, Excel, ein branchenspezifisches Tool oder eine bestehende Faktura-Software – und konvertieren das fertige PDF anschließend in eine gesetzeskonforme E-Rechnung. Die KI-gestützte OCR-Erkennung liest alle relevanten Rechnungsdaten automatisch aus und erstellt eine valide ZUGFeRD-Datei.

Dieser Ansatz ist ideal für alle, die ihren bestehenden Rechnungsworkflow beibehalten möchten. Es entfällt die Einarbeitung in ein komplett neues System – Sie ergänzen lediglich einen Schritt am Ende Ihres Prozesses.

3. Manuelle XML-Erstellung

Technisch ist es möglich, die XML-Daten für eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-Dokument manuell zu erstellen oder über eigene Skripte zu generieren. Die EN 16931-Norm ist öffentlich dokumentiert, und es gibt Open-Source-Bibliotheken für verschiedene Programmiersprachen.

In der Praxis ist dieser Weg jedoch nur für Unternehmen mit eigener IT-Abteilung realistisch. Die Komplexität der Norm, die zahlreichen Pflichtfelder und die Validierungsanforderungen machen die manuelle Erstellung fehleranfällig und zeitaufwändig. Für die meisten Unternehmen ist dieser Ansatz nicht praktikabel.

Großer Software-Vergleich: E-Rechnung Lösungen im Überblick

Die folgende Tabelle stellt die wichtigsten Lösungen gegenüber. Beachten Sie, dass sich Preise und Funktionen ändern können – prüfen Sie die aktuellen Angaben auf den jeweiligen Anbieter-Websites.

Lösung Ansatz Preis (ab) Zielgruppe Umstieg nötig?
DATEV Komplettlösung ab ca. 15 €/Monat Steuerberater, KMU Ja, vollständig
lexoffice Komplettlösung ab 7,90 €/Monat Freelancer, Kleinunternehmer Ja, vollständig
sevdesk Komplettlösung ab 8,90 €/Monat Selbstständige, Start-ups Ja, vollständig
Billomat Komplettlösung ab 16 €/Monat KMU, Agenturen Ja, vollständig
InvoiceConvert PDF-Konverter Kostenlos (5/Monat) Alle mit bestehendem Workflow Nein
Manuell (XML) Eigenentwicklung Entwicklungskosten Unternehmen mit IT-Team Nein, aber aufwendig

Hinweis: Die Preisangaben beziehen sich auf den jeweils günstigsten Tarif mit E-Rechnungs-Funktion und können je nach gewähltem Paket variieren. Stand: Frühjahr 2026.

Wann macht ein reiner Konverter Sinn?

Nicht jedes Unternehmen braucht eine neue Buchhaltungssoftware, nur weil die E-Rechnungspflicht gilt. Ein spezialisierter Konverter ist die effizienteste Lösung, wenn einer oder mehrere der folgenden Punkte auf Sie zutreffen:

  • Sie haben bereits einen funktionierenden Rechnungsworkflow: Ob Word-Vorlage, Branchensoftware oder ein selbst gebautes System – Ihre Rechnungen sehen gut aus, enthalten alle Pflichtangaben und Ihre Kunden sind zufrieden. Warum alles umstellen, wenn nur das Ausgabeformat geändert werden muss?
  • Sie möchten die Buchhaltungssoftware nicht wechseln: Vielleicht arbeiten Sie seit Jahren mit einem System, das keine native E-Rechnungs-Funktion bietet, aber ansonsten genau das tut, was Sie brauchen. Ein Konverter ergänzt Ihr bestehendes Setup, ohne es zu ersetzen.
  • Sie brauchen eine schnelle, bezahlbare Lösung: Die Einführung einer kompletten Buchhaltungssoftware dauert Wochen bis Monate – Migration der Stammdaten, Einarbeitung, Konfiguration. Ein Konverter funktioniert sofort: PDF hochladen, E-Rechnung herunterladen.
  • Ihr Rechnungsvolumen ist überschaubar: Wenn Sie nicht täglich Dutzende Rechnungen erstellen, sondern vielleicht 5 bis 30 pro Monat, ist eine Komplettlösung oft überdimensioniert. Ein Konverter bietet genau die Funktion, die Sie brauchen – nicht mehr und nicht weniger.

InvoiceConvert im Detail

Um transparent zu sein: InvoiceConvert ist kein Ersatz für eine vollständige Buchhaltungssoftware. Es erstellt keine Rechnungen, führt keine Buchungen und macht keine Steuererklärung. Was InvoiceConvert stattdessen bietet, ist eine klar definierte Kernfunktion: die Umwandlung bestehender PDF-Rechnungen in gesetzeskonforme E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format.

Stärken

  • KI-gestützte OCR: GPT-4o erkennt alle Rechnungsdaten automatisch
  • Keine Einarbeitungszeit: PDF hochladen, prüfen, herunterladen
  • Kein Systemwechsel: Bestehender Workflow bleibt erhalten
  • Kostenloser Einstieg: 5 Rechnungen pro Monat gratis
  • Schnelle Verarbeitung: Ergebnis in unter 30 Sekunden

Einschränkungen

  • Keine Rechnungserstellung – nur Konvertierung
  • Keine Buchhaltungsfunktionen
  • Keine Bankanbindung oder Mahnwesen
  • Keine Steuererklärung oder ELSTER-Anbindung

Diese ehrliche Positionierung ist bewusst gewählt: InvoiceConvert löst genau ein Problem – und das zuverlässig. Wenn Sie eine PDF-Rechnung haben und daraus eine gesetzeskonforme E-Rechnung machen möchten, ist InvoiceConvert die schnellste und einfachste Lösung auf dem Markt. Wenn Sie hingegen eine komplette Finanzbuchhaltung suchen, sind Sie bei DATEV, lexoffice oder sevdesk besser aufgehoben.

Fazit: Welche Lösung passt zu Ihnen?

Die Wahl der richtigen E-Rechnungs-Software hängt nicht davon ab, welches Tool die meisten Funktionen hat – sondern welches am besten zu Ihrem bestehenden Workflow passt. Hier eine Entscheidungshilfe:

1

Sie brauchen eine komplette Buchhaltung?

Dann wählen Sie eine Komplettlösung wie DATEV, lexoffice oder sevdesk. Diese Tools decken alles ab – von der Rechnungserstellung bis zur Steuererklärung. Planen Sie ausreichend Zeit für die Migration und Einarbeitung ein.

2

Sie erstellen bereits PDF-Rechnungen und wollen nichts ändern?

Dann ist InvoiceConvert die logische Wahl. Behalten Sie Ihren bewährten Workflow bei und ergänzen Sie nur den letzten Schritt: die Konvertierung in eine gesetzeskonforme E-Rechnung. Kein Umstieg, keine Einarbeitung, sofort einsatzbereit.

3

Sie haben Budget und ein IT-Team?

Dann könnte eine Eigenentwicklung oder die Integration über Open-Source-Bibliotheken sinnvoll sein. Dieser Weg bietet maximale Flexibilität, erfordert aber erhebliche Entwicklungsressourcen und laufende Wartung.

Hinweis zur Objektivität

Dieser Vergleich wird von InvoiceConvert veröffentlicht. Wir haben uns bemüht, alle Lösungen fair darzustellen und auch die Grenzen unseres eigenen Produkts klar zu benennen. Die genannten Anbieter sind nicht die einzigen auf dem Markt – es gibt weitere gute Lösungen. Informieren Sie sich immer auf den offiziellen Anbieter-Websites über aktuelle Funktionen und Preise.

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