Was ist ZUGFeRD? Einfach und verständlich erklärt
Zuletzt aktualisiert: April 2026
ZUGFeRD ist das führende E-Rechnungsformat in Deutschland – ein hybrides Format, das sowohl von Menschen als auch von Maschinen gelesen werden kann. Hier erfahren Sie, wie dieses Rechnungsformat funktioniert und warum es für Ihr Unternehmen relevant ist.
Wofür steht ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist die Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Hinter dem sperrigen Namen verbirgt sich ein E-Rechnungsformat, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt wurde – einem Zusammenschluss von Verbänden, Ministerien und Unternehmen unter Schirmherrschaft des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz.
Die erste Version (ZUGFeRD 1.0) wurde 2014 veröffentlicht. Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.x, die seit 2020 verfügbar ist und auf der europäischen Norm EN 16931 basiert. Damit erfüllt das Format ab dem Profil EN 16931 die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung gemäß dem Wachstumschancengesetz.
So funktioniert ZUGFeRD: PDF/A-3 plus eingebettetes XML
Das Besondere an diesem E-Rechnungsformat ist der hybride Ansatz: Eine solche Rechnung besteht aus zwei Komponenten, die in einer einzigen Datei vereint sind:
- Ein PDF/A-3-Dokument: Das ist die visuelle Darstellung der Rechnung, die jeder Mensch lesen kann – genau wie eine herkömmliche PDF-Rechnung. PDF/A-3 ist ein spezieller PDF-Standard für die Langzeitarchivierung, der das Einbetten von Dateianhängen erlaubt.
- Eine eingebettete XML-Datei (CII-Format): Diese maschinenlesbare Datei enthält alle Rechnungsdaten in strukturierter Form – Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Beträge, Steuersätze, Empfänger- und Absenderdaten. CII steht für „Cross Industry Invoice“ und ist ein international standardisiertes Datenformat.
Die XML-Datei ist physisch in das PDF eingebettet – sie ist also kein separater Anhang, sondern integraler Bestandteil der Datei. Das bedeutet: Wenn Sie eine solche hybride Rechnung per E-Mail erhalten, sieht sie zunächst aus wie ein normales PDF. Sie können sie öffnen, lesen und ausdrucken. Gleichzeitig kann Ihre Buchhaltungssoftware aber die eingebetteten XML-Daten automatisch extrahieren und verarbeiten – ohne manuelle Dateneingabe.
Der große Vorteil: Mensch UND Maschine
Genau darin liegt der entscheidende Vorteil gegenüber reinen XML-Formaten wie XRechnung: Eine Rechnung im hybriden Format ist gleichzeitig von Menschen lesbar (als PDF) und maschinell verarbeitbar (als XML). Das macht es zum idealen Standard für den B2B-Geschäftsverkehr, wo nicht jeder Empfänger über eine spezialisierte Software verfügt.
Die ZUGFeRD-Profile im Überblick
Der Standard definiert mehrere Profile, die sich im Umfang der enthaltenen Daten unterscheiden. Je höher das Profil, desto mehr Informationen enthält die XML-Datei. Die Profile im Einzelnen:
| Profil | Datenumfang | EN 16931-konform? |
|---|---|---|
| MINIMUM | Nur Basisdaten (Absender, Empfänger, Gesamtbetrag, Steuerbetrag) | Nein |
| BASIC WL | Erweiterte Basisdaten, aber ohne Einzelpositionen | Nein |
| BASIC | Basisdaten plus Einzelpositionen | Nein |
| EN 16931 (COMFORT) | Vollständige Daten gemäß europäischer Norm | Ja |
| EXTENDED | Erweiterte Daten über die Norm hinaus (z.B. Lieferdetails) | Ja (Obermenge) |
| XRECHNUNG | Vollständiger XRechnung-Datensatz im PDF/A-3-Container | Ja |
Wichtig: Nur die Profile ab EN 16931 (COMFORT) erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung gemäß dem Wachstumschancengesetz. Die Profile MINIMUM, BASIC WL und BASIC enthalten nicht genügend strukturierte Daten und gelten daher nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. InvoiceConvert erzeugt standardmäßig das Profil EN 16931 – damit sind Sie auf der sicheren Seite.
ZUGFeRD und Factur-X: Dasselbe Format, verschiedene Namen
Falls Sie den Begriff Factur-X schon gehört haben: Beide Formate sind technisch identisch. Sie verwenden dasselbe XML-Schema (CII – Cross Industry Invoice) und dieselbe Einbettung in PDF/A-3. Der Unterschied liegt lediglich im Ursprung:
- Das deutsche Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt.
- Factur-X ist die französische Bezeichnung, entwickelt vom Forum National de la Facturation Électronique (FNFE-MPE).
Seit Version 2.0 (bzw. Factur-X 1.0) sind beide Formate vollständig harmonisiert. Eine Rechnung in diesem Format ist automatisch auch eine gültige Factur-X-Rechnung und umgekehrt. Das macht den Standard zu einem europäisch einsetzbaren Rechnungsformat – nicht nur für den deutschen Markt.
Wer akzeptiert ZUGFeRD?
Das Format wird ab Profil EN 16931 als E-Rechnung von allen Empfängern im B2B-Bereich akzeptiert, die gesetzlich zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet sind. Darüber hinaus akzeptieren zahlreiche öffentliche Auftraggeber dieses Rechnungsformat – insbesondere im Profil XRECHNUNG, das die spezifischen Anforderungen des öffentlichen Sektors abdeckt.
Auch die meisten modernen Buchhaltungsprogramme (DATEV, Lexware, sevDesk, Billomat und viele weitere) können Rechnungen im hybriden Format importieren und die XML-Daten automatisch auslesen. Damit entfällt die manuelle Erfassung von Rechnungsdaten – ein enormer Zeitvorteil.
Wenn Sie noch mit herkömmlichen PDF-Rechnungen arbeiten und diese in das hybride E-Rechnungsformat konvertieren möchten, können Sie das mit InvoiceConvert tun: Laden Sie Ihre PDF-Rechnung hoch, prüfen Sie die per KI extrahierten Daten und erhalten Sie eine gesetzeskonforme E-Rechnung – in wenigen Sekunden.
Weiterführende Artikel
- XRechnung vs. ZUGFeRD – Der entscheidende Unterschied zwischen den beiden Formaten
- E-Rechnungspflicht 2025 & 2027 – Alle Fristen und Handlungsschritte
- E-Rechnungsformate im Überblick – Alle Standards im Vergleich: das hybride Format, XRechnung, Peppol und weitere