E-Rechnung für Kleinunternehmer §19 UStG: Was gilt?

Zuletzt aktualisiert: April 2026

Die E-Rechnungspflicht macht vor Kleinunternehmern nicht halt. Auch wer nach §19 UStG von der Umsatzsteuer befreit ist, muss bestimmte Fristen einhalten. Dieser Ratgeber erklärt, was Kleinunternehmer wirklich tun müssen – und wie die Steuerbefreiung technisch korrekt in der E-Rechnung abgebildet wird.

§19 UStG – Kleinunternehmerregelung kurz erklärt

Die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG befreit Unternehmer mit einem Vorjahresumsatz bis 25.000 EUR (seit 2025; zuvor 22.000 EUR) und einem voraussichtlichen Umsatz im laufenden Jahr bis 100.000 EUR von der Umsatzsteuer.

Das bedeutet: Kleinunternehmer weisen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus, führen keine USt ab und können im Gegenzug keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Auf jeder Rechnung muss ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach §19 UStG stehen.

Empfangspflicht: Seit 01.01.2025 für alle

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmer – einschließlich Kleinunternehmer – in der Lage sein, E-Rechnungen im strukturierten Format zu empfangen. Es gibt keine Ausnahme nach Unternehmensgröße oder Umsatz. Die Empfangspflicht gilt ausnahmslos.

Was bedeutet das konkret für Sie?

Sie müssen in der Lage sein, E-Rechnungen (z. B. im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format) per E-Mail zu empfangen und zu öffnen.
Ein herkömmliches E-Mail-Postfach reicht zunächst aus. ZUGFeRD-Dateien sehen optisch aus wie normale PDFs und können ohne Spezialsoftware geöffnet werden.
Die empfangenen E-Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden: 10 Jahre lang, revisionssicher, im Originalformat. Ein Ausdruck auf Papier genügt nicht.
Bewahren Sie die Originaldatei inklusive der eingebetteten XML-Daten unverändert auf – am besten mit einem Backup.

Alle Details zu den gesetzlichen Fristen finden Sie im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2025 & 2027.

Versandpflicht: Ab 01.01.2028 auch für Kleinunternehmer

Die Pflicht zum Versenden von E-Rechnungen wird stufenweise eingeführt. Kleinunternehmer fallen in die letzte Stufe:

Frist	Wer muss E-Rechnungen versenden?
Bis 31.12.2026	Übergangsphase – alle dürfen weiter Papier/PDF senden (mit Zustimmung des Empfängers)
Ab 01.01.2027	Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 EUR
Ab 01.01.2028	Alle Unternehmer – auch Kleinunternehmer nach §19 UStG

Wichtig: Die Übergangsfristen gelten nur für den Versand. Der Empfang ist bereits seit 2025 für alle Pflicht. Wer sich frühzeitig vorbereitet, vermeidet Zeitdruck.

Da Kleinunternehmer per Definition unter der 800.000-EUR-Grenze liegen, greift die Versandpflicht erst ab dem 1. Januar 2028. Ab diesem Datum müssen auch Kleinunternehmer ihre B2B-Rechnungen (Rechnungen an andere Unternehmen) als E-Rechnungen ausstellen. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) bleiben von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Kein Steuerausweis – aber korrekte XML-Markierung

Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Bei einer herkömmlichen PDF-Rechnung genügt der Hinweistext „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“. Bei einer E-Rechnung muss diese Information zusätzlich in den strukturierten XML-Daten korrekt codiert werden:

Der Steuersatz wird auf 0 % gesetzt.
Als Steuerkategorie (Tax Category Code) wird „E“ (Exempt – steuerbefreit) verwendet – nicht der reguläre Nullsatz „Z“.
Im Feld TaxExemptionReason wird der Freistellungsgrund angegeben, z. B. „Kleinunternehmer gem. §19 UStG“.
Zusätzlich wird ein TaxExemptionReasonCode gemäß EN 16931 gesetzt (z. B. „vatex-eu-ae“ oder der passende nationale Code).
Der Umsatzsteuer-Betrag in der XML-Struktur beträgt 0,00 EUR.

Wenn diese Angaben im XML fehlen oder falsch codiert sind, kann die E-Rechnung bei der maschinellen Validierung durchfallen – selbst wenn das sichtbare PDF korrekt aussieht. Es reicht also nicht, nur den Hinweistext im PDF anzupassen.

InvoiceConvert erledigt das automatisch

Wenn Sie Ihre PDF-Rechnung bei InvoiceConvert hochladen, erkennt die KI automatisch, dass keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Die XML-Daten werden korrekt mit der Steuerkategorie „E“ (Exempt) und dem passenden Freistellungsgrund generiert. Sie müssen sich nicht mit den technischen Details der XML-Struktur befassen.

Wichtig: B2C-Rechnungen sind nicht betroffen

Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für B2B-Umsätze – also Rechnungen an andere Unternehmen. Wenn Sie als Kleinunternehmer ausschließlich an Privatpersonen fakturieren, betrifft Sie die Versandpflicht nicht. Die Empfangspflicht bleibt aber bestehen, falls Ihre Lieferanten Ihnen E-Rechnungen zusenden.

In der Praxis haben viele Kleinunternehmer gemischte Kundenstrukturen: teils Privatkunden, teils Geschäftskunden. Sobald auch nur ein Teil Ihrer Rechnungen an Unternehmen geht, müssen Sie ab 2028 diese Rechnungen als E-Rechnungen ausstellen. Rechnungen an Privatpersonen können weiterhin in beliebiger Form erstellt werden.

Was müssen Kleinunternehmer jetzt tun?

E-Mail-Postfach bereithalten: Stellen Sie sicher, dass Sie E-Rechnungen per E-Mail empfangen können. Ein dediziertes Postfach (z. B. rechnung@firma.de) ist empfehlenswert, aber nicht Pflicht.
Archivierung klären: E-Rechnungen müssen 10 Jahre lang revisionssicher aufbewahrt werden. Ein gesicherter Ordner auf der Festplatte oder in der Cloud reicht – solange die Dateien unverändert bleiben.
Rechnungserstellung vorbereiten: Bis spätestens 2028 müssen Sie E-Rechnungen versenden können. Testen Sie frühzeitig ein Tool wie InvoiceConvert, um den Umstieg reibungslos zu gestalten.
§19-Hinweis prüfen: Achten Sie darauf, dass Ihre Rechnungen den korrekten Hinweis auf die Steuerbefreiung enthalten – sowohl im sichtbaren PDF als auch in den XML-Daten der E-Rechnung.

Häufige Missverständnisse

„Als Kleinunternehmer bin ich von der E-Rechnungspflicht befreit.“

Falsch. Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Unternehmer im B2B-Bereich – unabhängig von Unternehmensgröße oder Umsatz. Es gibt keine Bagatellgrenze.

„Ich muss sofort E-Rechnungen versenden.“

Nicht ganz. Der Empfang ist seit 2025 Pflicht. Der Versand wird erst ab 2028 für alle verpflichtend. Bis dahin dürfen Sie weiterhin herkömmliche Rechnungen senden – mit Zustimmung des Empfängers.

„Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist bereits eine E-Rechnung.“

Falsch. Ein normales PDF enthält keine strukturierten XML-Daten und ist daher keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Eine E-Rechnung muss maschinenlesbare Daten enthalten – entweder als reines XML (XRechnung) oder als hybrides PDF mit XML (ZUGFeRD).

„Ohne Umsatzsteuer brauche ich kein XML.“

Falsch. Auch steuerbefreite Rechnungen müssen als E-Rechnung im strukturierten Format erstellt werden. Die Steuerbefreiung wird im XML mit dem Code „E“ (Exempt) und dem Freistellungsgrund abgebildet.

Fazit

Kleinunternehmer sind von der E-Rechnungspflicht nicht ausgenommen. Der Empfang ist seit Januar 2025 Pflicht, der Versand folgt spätestens ab Januar 2028. Die Besonderheit bei §19 UStG liegt in der korrekten Abbildung der Steuerbefreiung in den XML-Daten – die Steuerkategorie „E“, der Freistellungsgrund und der Steuerbetrag 0,00 EUR müssen korrekt codiert sein.

Spezialisierte Tools wie InvoiceConvert übernehmen diese technischen Details automatisch. Wer sich jetzt vorbereitet, vermeidet Stress und ist rechtzeitig startklar.

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