XRechnung vs. ZUGFeRD: Der entscheidende Unterschied

Zuletzt aktualisiert: April 2026

Zwei Formate, ein Ziel: elektronische Rechnungen, die maschinenlesbar und gesetzeskonform sind. Doch XRechnung und ZUGFeRD unterscheiden sich grundlegend in Aufbau, Zielgruppe und Einsatzbereich. Dieser Vergleich zeigt Ihnen, welchen Standard Sie wirklich brauchen.

Vergleich auf einen Blick

Was ist XRechnung?

XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Das reine XML-Format basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und liefert ausschließlich strukturierte Daten – ohne visuelles PDF.

Der Empfänger – in der Regel eine Behörde – verarbeitet die Daten vollautomatisch. Ein Mensch sieht die Rechnung erst, wenn sie in einem Viewer oder ERP-System dargestellt wird. Für Lieferanten an Bundesbehörden ist dieses Format seit dem 27. November 2020 verpflichtend, in vielen Bundesländern seit 2024.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format: Es kombiniert ein menschenlesbares PDF/A-3 mit maschinenlesbaren XML-Daten, die direkt in die PDF-Datei eingebettet sind.

Der große Vorteil: Jeder kann die Rechnung öffnen und lesen – auch ohne spezielle Software. Gleichzeitig können Buchhaltungssysteme die strukturierten Daten automatisch auslesen. ZUGFeRD eignet sich daher besonders für den B2B-Bereich, in dem Empfänger unterschiedlich digitalisiert sind.

Mehr über den Aufbau und die Profile erfahren Sie im Ratgeber Was ist ZUGFeRD?

Das Profil XRECHNUNG: Beide Welten vereint

Seit ZUGFeRD 2.1 gibt es das Profil XRECHNUNG. Es ermöglicht, eine hybride Datei zu erzeugen, deren eingebettetes XML exakt den Spezifikationen des reinen XML-Formats entspricht. Das heißt:

• Sie erstellen ein Dokument, das sowohl als ZUGFeRD-PDF (für B2B-Partner) als auch als behördenkonforme Datei (für öffentliche Auftraggeber) funktioniert.
• Die XML-Daten im Inneren erfüllen alle Anforderungen der zugehörigen Spezifikation und der EN 16931.
• Sie müssen sich nicht zwischen zwei Formaten entscheiden – ein Export reicht.

Wann welches Format? Empfehlung nach Zielgruppe

Sie liefern an Behörden (B2G)

Dann ist XRechnung Pflicht. Viele Behörden akzeptieren ausschließlich reines XML in diesem Format, eingereicht über Portale wie die ZRE des Bundes oder das OZG-konforme Länder-Portal. Prüfen Sie die konkreten Anforderungen Ihres Auftraggebers – manche akzeptieren auch das hybride PDF mit entsprechendem Profil.

Sie senden an Geschäftskunden (B2B)

ZUGFeRD ist die pragmatische Wahl. Ihr Kunde erhält ein PDF, das er sofort öffnen und lesen kann. Gleichzeitig liefern Sie die maschinenlesbaren Daten mit. Das minimiert Rückfragen und beschleunigt die Zahlungsverarbeitung beim Empfänger.

Sie bedienen beide Zielgruppen

Nutzen Sie das hybride Format mit dem Profil XRECHNUNG. Damit haben Sie ein Dokument, das in beiden Welten funktioniert. Alternativ können Sie für B2G-Kunden gezielt reines XML exportieren.

Weitere E-Rechnungsformate

Die beiden Formate sind nicht die einzigen E-Rechnungsstandards. In Europa gibt es weitere Lösungen wie Factur-X (das französische Pendant zu ZUGFeRD), Peppol BIS Billing und nationale Varianten. Einen vollständigen Überblick finden Sie im Ratgeber E-Rechnungsformate im Überblick.

Fazit

Beide Standards verfolgen dasselbe Ziel – strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsdaten –, unterscheiden sich aber in Form und Einsatzbereich. Während die reine XML-Variante der Pflichtstandard für Behörden ist, bietet das hybride PDF-Format die größere Flexibilität für den Geschäftsverkehr unter Unternehmen.

Mit dem kombinierten Profil müssen Sie sich nicht einmal entscheiden: Sie erstellen ein Dokument, das beide Anforderungen erfüllt. InvoiceConvert unterstützt Sie dabei – laden Sie einfach Ihre PDF-Rechnung hoch und erhalten Sie eine normkonforme E-Rechnung.