E-Rechnung Vorlage – kostenlos und EN 16931-konform
Zuletzt aktualisiert: April 2026
Sie suchen eine Vorlage für E-Rechnungen? In diesem Artikel erfahren Sie, welche Pflichtfelder eine E-Rechnung nach EN 16931 enthalten muss, warum eine reine PDF- oder Word-Vorlage nicht ausreicht – und wie Sie den einfachsten Weg zur gültigen E-Rechnung finden.
Pflichtfelder einer E-Rechnung nach EN 16931
Die europäische Norm EN 16931 definiert ein semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen. Jede gültige E-Rechnung muss mindestens die folgenden Pflichtfelder enthalten:
| Feld | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer | Eindeutige, fortlaufende Nummer | RE-2026-0042 |
| Rechnungsdatum | Datum der Rechnungsausstellung | 2026-04-01 |
| Verkäufer | Name, Anschrift, USt-IdNr. oder Steuernr. | Muster GmbH, DE123456789 |
| Käufer | Name und Anschrift des Empfängers | Beispiel AG, Berlin |
| Rechnungspositionen | Beschreibung, Menge, Einzelpreis pro Position | Beratung, 5 Std., 120 EUR/Std. |
| Nettobetrag | Gesamtbetrag ohne Umsatzsteuer | 600,00 EUR |
| Steuersatz & Steuerbetrag | USt-Satz und -Betrag je Steuerkategorie | 19 %, 114,00 EUR |
| Bruttobetrag | Fälliger Gesamtbetrag inkl. Steuer | 714,00 EUR |
| Zahlungsinformationen | Bankverbindung (IBAN), Fälligkeitsdatum | DE89 3704 0044 ..., 30 Tage netto |
| Währung | Währungscode nach ISO 4217 | EUR |
| Rechnungstyp | Art des Dokuments (Rechnung, Gutschrift etc.) | 380 (Rechnung) |
Darüber hinaus gibt es zahlreiche optionale Felder, die je nach Anwendungsfall sinnvoll sein können – zum Beispiel Bestellnummer, Lieferdatum, Skonto-Bedingungen oder Kontaktdaten.
PDF-Vorlage vs. echte E-Rechnung
Viele Unternehmer suchen nach einer „E-Rechnung Vorlage“ und erwarten eine Word- oder Excel-Datei, in die sie einfach ihre Daten eintippen können. Das ist verständlich – aber leider reicht eine solche Vorlage allein nicht aus, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
Der Grund: Eine E-Rechnung ist nicht nur ein hübsch formatiertes PDF. Sie muss eine maschinenlesbare XML-Datenstruktur enthalten, die gemäß EN 16931 aufgebaut ist. Diese XML-Datei kann nicht einfach in Word oder Excel erstellt werden. Sie erfordert entweder spezielle Software oder einen Konvertierungsdienst.
Wichtig zu wissen
Eine Word- oder PDF-Vorlage allein reicht nicht – die Rechnung muss als ZUGFeRD-Datei vorliegen, also ein PDF/A-3-Dokument mit eingebettetem XML-Datensatz sein. Nur dann handelt es sich um eine gültige E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
In der Praxis gibt es zwei Wege: Entweder Sie nutzen eine Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen direkt erzeugt (z.B. DATEV, lexoffice, sevDesk), oder Sie erstellen Ihre Rechnung wie bisher als PDF und konvertieren sie anschließend mit einem spezialisierten Tool wie InvoiceConvert.
So nutzen Sie Ihre bestehende Vorlage als Basis
Die gute Nachricht: Sie müssen Ihre bisherige Rechnungsvorlage nicht wegwerfen. Der effizienteste Weg ist, Ihre bestehende Vorlage als Grundlage zu verwenden und den letzten Schritt – die Konvertierung in das ZUGFeRD-Format – von einem spezialisierten Tool erledigen zu lassen.
- Rechnung erstellen: Nutzen Sie Ihre gewohnte Vorlage in Word, Excel, Pages oder einem beliebigen anderen Programm. Achten Sie darauf, alle Pflichtfelder (siehe Tabelle oben) zu berücksichtigen.
- Als PDF exportieren: Speichern oder exportieren Sie die fertige Rechnung als PDF. Das kann jedes gängige Programm.
- Bei InvoiceConvert hochladen: Laden Sie das PDF hoch. Die KI erkennt automatisch alle Rechnungsdaten und zeigt sie zur Prüfung an.
- E-Rechnung herunterladen: Nach Ihrer Bestätigung erzeugt InvoiceConvert eine gültige ZUGFeRD-Datei. Fertig – in unter einer Minute.
Tipps für Ihre Rechnungsvorlage
Damit die KI-Erkennung optimal funktioniert und Sie wenig manuell korrigieren müssen, beachten Sie folgende Tipps bei der Gestaltung Ihrer Vorlage:
- Klare Struktur: Verwenden Sie eine übersichtliche Tabellenstruktur für die Rechnungspositionen mit separaten Spalten für Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis.
- Alle Pflichtfelder: Stellen Sie sicher, dass Rechnungsnummer, Datum, Absender mit USt-IdNr., Empfänger, Steuersatz und Bankverbindung enthalten sind.
- Lesbare Schrift: Vermeiden Sie sehr kleine Schriftgrößen oder schwer lesbare Schriftarten. Gut lesbare Texte erhöhen die Erkennungsgenauigkeit.
- Eindeutige Beträge: Netto, Steuer und Brutto sollten klar getrennt und korrekt berechnet sein. Rundungsfehler führen zu Validierungsproblemen.
Besonderheiten für Kleinunternehmer
Auch Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen ab spätestens 2028 E-Rechnungen versenden. Die Vorlage unterscheidet sich nur in wenigen Punkten: Der Steuersatz wird mit 0 % angegeben, und die Rechnung muss einen Hinweis auf die Steuerbefreiung enthalten (z.B. „Kein Umsatzsteuerausweis gemäß §19 UStG“). Alle anderen Pflichtfelder bleiben gleich.
InvoiceConvert erkennt diese Besonderheiten automatisch und erzeugt auch für Kleinunternehmer-Rechnungen gültige ZUGFeRD-Dateien.