Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

MIG Medien & Technologie GmbH
Gottlieb-Daimler-Str. 3
56727 Mayen
Geschäftsführer: Stephan Marzi
E-Mail: anfragen@invoiceconvert.de
Telefon: (0 26 51) 704 677-0

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

Bei der Nutzung von InvoiceConvert werden folgende Daten erhoben:

• Registrierungsdaten: Name, E-Mail-Adresse, Firmenname (optional)
• Hochgeladene Rechnungsdokumente (PDF-Dateien)
• Aus Rechnungen extrahierte Daten (Firmennamen, Adressen, Steuernummern, Rechnungsbeträge)
• Erstellte E-Rechnungen

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Daten werden ausschließlich zur Erbringung des Dienstes verarbeitet:

• Bereitstellung und Verwaltung Ihres Benutzerkontos
• Automatische Erkennung von Rechnungsdaten mittels KI
• Erstellung von E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format (EN 16931)

4. Datenverarbeitung durch Drittanbieter

OpenAI (GPT-4o Vision)
Zur automatischen Erkennung von Rechnungsdaten werden die hochgeladenen PDF-Dokumente als Bilddaten an die API von OpenAI, L.L.C. (San Francisco, USA) übermittelt. OpenAI verarbeitet diese Daten ausschließlich zur Durchführung der Textextraktion. Die Daten werden von OpenAI nicht zu Trainingszwecken verwendet und nach 30 Tagen gelöscht. Mit OpenAI besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Agreement) gemäß Art. 28 DSGVO. Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Frameworks gemäß Art. 45 DSGVO.

5. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Durch die Nutzung des Dienstes und das Hochladen von Dokumenten willigen Sie in die beschriebene Verarbeitung ein.

6. Speicherdauer

Ihre Daten werden gespeichert, solange Ihr Benutzerkonto besteht. Nach Löschung des Kontos werden alle personenbezogenen Daten einschließlich hochgeladener Dokumente und erstellter E-Rechnungen innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: anfragen@invoiceconvert.de

8. Cookies und Sessions

InvoiceConvert verwendet ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies zur Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldung. Es werden keine Tracking- oder Analyse-Cookies eingesetzt.

9. SSL-Verschlüsselung

Die Datenübertragung erfolgt über eine SSL/TLS-verschlüsselte Verbindung (HTTPS).

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz.

Stand: April 2026