E-Rechnungsformate im Überblick
Zuletzt aktualisiert: April 2026
Wer sich mit der E-Rechnungspflicht befasst, stößt schnell auf verschiedene Formate: ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X, EDIFACT. In diesem Artikel erklären wir die Unterschiede, zeigen die Stärken jedes Formats und helfen Ihnen, die richtige Wahl für Ihr Unternehmen zu treffen.
Was macht ein Format zur E-Rechnung?
Nicht jedes elektronische Dokument ist automatisch eine E-Rechnung. Entscheidend ist, dass die Rechnung maschinenlesbare, strukturierte Daten enthält, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Ein einfaches PDF, ein Scan oder eine E-Mail mit angehängter Bilddatei erfüllen diese Anforderung nicht.
Die EN 16931 definiert ein semantisches Datenmodell mit Pflichtfeldern wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Verkäufer- und Käuferinformationen, Rechnungspositionen, Steuerinformationen und Gesamtbeträgen. Jedes gültige E-Rechnungsformat muss dieses Datenmodell umsetzen – die technische Realisierung kann dabei unterschiedlich sein.
Vergleichstabelle: E-Rechnungsformate
| Eigenschaft | ZUGFeRD 2.x | XRechnung | Factur-X | EDIFACT |
|---|---|---|---|---|
| Typ | Hybrid (PDF + XML) | Reines XML | Hybrid (PDF + XML) | Reines EDI-Format |
| Visuell lesbar | Ja (PDF) | Nein | Ja (PDF) | Nein |
| Maschinenlesbar | Ja (XML) | Ja (XML) | Ja (XML) | Ja |
| EN 16931-konform | Ja (Profil EN 16931) | Ja | Ja (Profil EN 16931) | Nein (eigenes Modell) |
| Haupteinsatz | B2B (Unternehmen) | B2G (öffentl. Auftraggeber) | B2B (international) | Großunternehmen / Handel |
| Verbreitung DE | Sehr hoch | Hoch (Behörden) | Wachsend (FR, EU) | Abnehmend |
| Empfänger braucht | Nur PDF-Viewer | XML-Viewer / Software | Nur PDF-Viewer | EDI-Software |
| Gesetzlich anerkannt | Ja | Ja | Ja | Übergangsweise (bis 2028) |
ZUGFeRD 2.x – der Allrounder für den B2B-Bereich
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist in Deutschland das am weitesten verbreitete E-Rechnungsformat. In der aktuellen Version 2.x kombiniert es ein visuell lesbares PDF/A-3-Dokument mit einer eingebetteten XML-Datei. Der große Vorteil: Der Empfänger benötigt keine spezielle Software, um die Rechnung zu lesen – ein normaler PDF-Viewer genügt. Gleichzeitig kann Buchhaltungssoftware die eingebetteten XML-Daten automatisch auslesen und verbuchen.
ZUGFeRD bietet verschiedene Profile, die sich im Umfang der enthaltenen Daten unterscheiden: Minimum (Grunddaten), Basic (Basisinformationen), EN 16931 / Comfort (alle Pflichtfelder der europäischen Norm) und Extended (zusätzliche Detailinformationen). Für die gesetzliche Pflicht muss mindestens das Profil EN 16931 verwendet werden.
Mehr zum Thema: Was ist ZUGFeRD?
XRechnung – der Standard für Behörden
XRechnung ist das deutsche Pendant zur europäischen Norm und wird vor allem im öffentlichen Sektor eingesetzt. Wer Rechnungen an Bundesbehörden, Landesbehörden oder viele kommunale Auftraggeber stellt, muss das XRechnungs-Format verwenden. Es handelt sich um ein reines XML-Format ohne visuelle PDF-Komponente.
Das bedeutet: XRechnungen können nicht einfach als PDF geöffnet werden. Sie benötigen einen XML-Viewer oder eine Buchhaltungssoftware, die das Format unterstützt. Für den klassischen B2B-Bereich ist XRechnung deshalb weniger praktisch als ZUGFeRD, da viele Empfänger die Rechnung gerne auch visuell prüfen möchten.
Ausführlicher Vergleich: XRechnung vs. ZUGFeRD
Factur-X – ZUGFeRD für Europa
Factur-X ist das französisch-deutsche Gemeinschaftsprojekt und technisch identisch mit ZUGFeRD 2.x. Es verwendet dasselbe hybride Format (PDF/A-3 + eingebettetes XML) und dieselben Profile. Der einzige Unterschied liegt im Namen und der Vermarktung: In Frankreich und im internationalen Kontext wird das Format als Factur-X bezeichnet, in Deutschland als ZUGFeRD.
Diese Harmonisierung hat einen großen Vorteil: Unternehmen, die grenzüberschreitend Rechnungen versenden, können dasselbe Format für deutsche und französische Empfänger verwenden. Mit der zunehmenden Verbreitung der E-Rechnungspflicht in weiteren EU-Ländern wird dieses Format voraussichtlich noch an Bedeutung gewinnen.
EDIFACT – das Erbe der Großunternehmen
EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) ist ein älteres EDI-Format, das seit Jahrzehnten im Großunternehmensbereich und im Handel eingesetzt wird. Es ermöglicht den automatisierten Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern, ist jedoch komplex in der Einrichtung und erfordert spezielle EDI-Software auf beiden Seiten.
EDIFACT entspricht nicht der EN 16931-Norm. Nach dem deutschen Gesetz wird EDIFACT übergangsweise noch bis Ende 2027 akzeptiert, sofern der Empfänger zustimmt. Langfristig wird es von modernen XML-basierten Formaten abgelöst. Für kleine und mittlere Unternehmen ist EDIFACT in der Regel keine sinnvolle Option.
Welches Format für welchen Anwendungsfall?
B2B-Rechnungen an andere Unternehmen
Empfehlung: ZUGFeRD 2.x (Profil EN 16931) – Das hybride Format ist am vielseitigsten. Der Empfänger kann die Rechnung als PDF lesen und gleichzeitig die XML-Daten automatisch verarbeiten. Kein Softwarewechsel nötig.
Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber
Empfehlung: XRechnung – Öffentliche Auftraggeber in Deutschland akzeptieren in vielen Fällen ausschließlich das XRechnungs-Format. Prüfen Sie die Anforderungen des jeweiligen Auftraggebers.
Grenzüberschreitende Rechnungen (DE/FR/EU)
Empfehlung: ZUGFeRD / Factur-X – Da beide Formate technisch identisch sind, können Sie dasselbe Format für deutsche und französische Empfänger nutzen. Ideal für den europäischen Handel.
Bestehende EDI-Anbindung
EDIFACT (befristet) – Wenn Sie bereits eine funktionierende EDI-Anbindung haben, können Sie diese übergangsweise weiter nutzen. Planen Sie aber den Wechsel auf ZUGFeRD oder XRechnung ein, da EDIFACT langfristig nicht EN 16931-konform ist.
EU-Ausblick: Die ViDA-Initiative
Auf europäischer Ebene treibt die EU-Kommission mit der ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) die Digitalisierung des Rechnungswesens weiter voran. Ziel ist ein EU-weites digitales Meldesystem für Umsatzsteuer, bei dem E-Rechnungen eine zentrale Rolle spielen.
Die ViDA-Initiative sieht vor, dass Unternehmen künftig grenzüberschreitende Transaktionen in Echtzeit an ein zentrales System melden müssen. Die E-Rechnung wird dabei das primäre Dokument für diese Meldung. Formate wie ZUGFeRD/Factur-X, die bereits die EN 16931 umsetzen, sind gut für diese Zukunft aufgestellt.
Für Unternehmen bedeutet das: Wer heute schon auf EN 16931-konforme Formate setzt, ist nicht nur in Deutschland gesetzeskonform, sondern auch für die kommenden EU-weiten Anforderungen gerüstet.
Fazit
Für die meisten Unternehmen in Deutschland ist ZUGFeRD 2.x im Profil EN 16931 die beste Wahl. Es kombiniert visuelle Lesbarkeit mit maschineller Verarbeitbarkeit, erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und ist international anschlussfähig. Wer zusätzlich an Behörden fakturiert, sollte auch XRechnung unterstützen.
Mit InvoiceConvert können Sie Ihre bestehenden PDF-Rechnungen einfach in das ZUGFeRD-Format umwandeln – ohne Softwarewechsel und ohne technische Vorkenntnisse.